大分県、BtoBプラットフォームの導入で消耗品発注にかかる入力や照合作業の時間を短縮[ニュース]
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大分県は、株式会社インフォマート（本社：東京都港区 代表取締役社長：中島 健）が提供する「BtoBプラットフォーム TRADE」および「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入。消耗品発注にかかる入力作業や照合作業の時間を大幅に短縮した。これにより、民間事業者への見積依頼から支払いまでのプロセスを完全にペーパーレス化することに成功している。
導入時の課題・経緯
大分県では、デジタルの力を活用した「社会変革」の実現を目指し、「大分県行財政改革推進計画」を策定している。その中でICTツールの積極的な活用による業務の効率化を掲げており、会計事務においても書類業務の抜本的な見直しが急務となっていた。
従来、200を超える各機関で発生する年間約2万件の支払事務は、電話やFAX、メールによる見積依頼や請求書の受領など、多くのアナログ業務を伴っていた。これに伴う転記ミスや支払漏れといった人的ミスも課題となっていた。
その解決策として、大分県は請求データの自動起票を可能にするクラウドサービスの導入を検討し、「BtoBプラットフォーム TRADE」および「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入するに至った。これらはLGWANに対応しており、セキュリティ面でも安心できる点が採用の決め手となった。
導入に先立ち、取引の多い民間事業者へのヒアリングを実施した結果、スキャン作業の不要化や書類差し戻しリスクの軽減などに高い評価を得たことも導入の後押しとなった。
導入効果
導入後、大分県では「大分県消耗品発注システム」として本サービスを運用しており、10万円未満の文房具・事務用品・医療用消耗品等の発注業務において、見積依頼から納品、支払いまでの全工程を完全にペーパーレスで完結させている。
また、「BtoBプラットフォーム 請求書」を通じて届く請求書には不備がなく、審査担当者が金額や債権者情報を再確認する必要もなくなった。請求情報に科目を入力して登録するだけで支払いが自動化されるため、作業時間の大幅な短縮が実現した。
今後の展開
今後は、庁内職員による利用件数の拡大を目指し、民間事業者の声やデジタル化の利点を職員に共有することでさらなる活用を促進していく方針である。また、業務効率化の第一歩として導入されたこのシステムを、他自治体にとっての先進的な参考事例とすべく、さらなる改善・発展を目指していく。
加えて、大分県は庁内業務の効率化のみならず、民間事業者においても自社システムとの連携による業務負荷の軽減を促し、地域企業におけるDX推進の一助となるよう期待している。
デジタル行政編集部